建筑工程签证单表格，“项目部向业主发函”的注意事项.doc

“项目部向业主发函”的注意事项八局四公司闫赫赫【摘要】在项目管理过程中，良好的沟通是项目成功的关键因素之一。而除了口头的交流沟通外，书面函件的往来也必不可少。在实际应用过程中，有的项目部所发的函件能被业主欣然接受，而有的项目部所发的函件却被业主的反感甚至拒签。那么如何写好一份即能达到我们的目的，又能让业主接受的函件呢？本文结合一份真实的“报告”（附件），就如何向业主发函，从行文的开篇、落脚点、称谓用词和沟通等9个方面总结了发函的“技巧”（注意事项），对于项目管理有较实用的指导和借鉴意【关键词】业主函件注意事项一、引言：近年来，建筑市场的飞速发展，给我们总承包企业带来了新的考验。一方面是业主方对工程的要求越来越高：压缩工期、压低价格、垫付资金非常普遍，质量、安全等的过程控制越来越严建筑工程签证单表格，管控手段和能力越来越强。另一方面是劳务素质越来越弱：劳务资源紧缺、人工费上涨、分包队伍管理薄弱，尤其是劳务工人素质普遍下降（很多农民工真的是农民——放下锄头就来了工地，农忙时还要回去务农）。我们施工总承包企业处于这种现状中，各种违约（特别是工期）的风险越来越大。而在项目实施过程中，大多数业主由于抢时间，项目仓促开工，往往存在施工手续不全、现场条件不具备、图纸不完善、变更频繁、资金不到位、甲供材供应不及时等等影响工程进展的情所以，我们在加强自身的施工组织、管理的同时，还要善于发现和梳理业主未履行合同的事件，并通过“工作联系单”、“报告”、“备忘录”等函件的形式进行有效的沟通、留下有利的“证据”，再通过恰当的方式进行索赔，这样才能能逐步降低风险、甚至变被动为主动。

但实际应用过程中，有的项目部所发的函件被业主拒签，甚至业主看后暴跳如雷；而有的项目部所发的函件不但达到了“沟通”、“留证据”、“为索赔做铺垫”等目的，而且业主还欣然接受。在函件的撰写和发送方面有哪些“技巧”呢？下面我就结合某项目部一份真实的报告（见附件），说说向业主发函的几点注意事项。二、向业主发函的9点注意事项开头先提炼前期克服的困难和取得的成绩。例：奥运广场商业项目是2008年奥帆赛场的重要建设项目。工程体量大（20万平米）、工期紧（定额工期1500天，合同工期仅609天）。自2006年10日正式开工后，在业主的领导下，设计、监理、总包及各分包单位密切配合、日夜奋战，克服了各种困难（边设计边施工的技术困难；基坑紧临海边的环境困难；场区内建厂40年来形成的大量废旧船坞、滩涂回填抛石的施工困难；地下水丰富、土质遇水软化成泥的地质困难；工作内容过度集中、住宿及材料堆放加工区严重紧张的现场困难等），终于在07月22日浇筑了第一段的底板砼。“提炼前期克服的困难和取得的成绩”，可以使业主方各级人员认识到施工的难度，从而理解和支持施工单位；同时还可以使业主方现场人员有成就感，有利于调动其积极性，形成荣辱与共的良好现场氛围。

同时，我们的报告虽然是报给业主现场人员，但重要的报告一般都会转到业主的高层领导甚至是最高领导手中。所以在提炼成绩时一定要突出“在业主的领导下”。这样，业主现场人员的辛勤工作和取得的成绩，就通过我们的“报告”使其上级领导有所了解。这样的函件，业主现场人员肯定会愿意接收。要从客观上描述原因，一定要避开业主现场人员的问题。例：为了迎接月份的奥运帆船测试赛，青岛市建委及奥帆委要求：07月30日前必须完成东西地块中间的“奥运大道”(宽70米、长110米，地下三层)。为了敢抢工期，项目上集中加大人员、周转料具和机械设备的投入，仅钢筋工就达600名，根据上报贵方的钢筋计划，近期每天需进场钢筋200吨以上。而钢材实际的供应状况是：月18日—5日：3000吨18天=166日—5月24日：1200吨16天=75钢筋不但供应总量上缺口巨大，还不能配套进场：5月9—18中急需规格的钢筋进场数量为0。一直以来，现场只能根据钢筋进场情况安排部分劳动力，其中钢筋工平均每天出勤人数仅约200人，人员严重窝工，严重影响了工程进度（至少已经影响工期18函件如果影射或涉及了业主现场管理人员的失误，那一定会引起反感甚至对抗，所以在行文时一定要注意。

此外，大多数业主现场管理人员也都担负着来自高层领导的工期等压力，但往往在经济签证方面没有权限或顾虑较多，若没有充分的理由，对各种索赔费用他们也不敢承诺认可。上述报告中以奥帆委和建委的要求为理由，便于业主现场人员向高层领导汇报和申请费用。因钢材供应不及时影响的18天工期，在本报告中一带而过。18天的施工成本增加费，该项目另行以签证单的形式上报了350多万元。此外，该项目部还以“奥帆委要求的节点工期”为由，向业主申报了每天850多万元的抢工费用。另外，钢筋供应不及时主要是因为业主资金问题。但在本报告中只详细描述了钢筋供应情况与要料计划的对比，之所以未提“资金”这一客观原因，是因为业主方高层领导和负责材料的人员都非常清楚。而该项目部在其它发给业主的一些函件中，经常提到“克服资金困难”等，使业主各级人员能时时感受到总包单位做出的努力和贡献，从而实现了双方的互相理解、互相尊重，建立了良好的甲乙方关系。3．函件的落脚点一定要落在“为了工程顺利进行或实现XX目标请业主解决XX问题上”。例：故诚请贵公司采取措施，按钢筋分批进场计划（旬计划—这是最低进场数量要求）保证“奥运大道”钢材供应，以尽可能减小对07年测试赛的影响。

同时应采取有力措施保证钢筋总量的供应，以尽可能减小对总工期目标的影响。“发函的目的”一定要落脚在“是为了促进某项工作上”。即便是想提“损失”，也不要单提我方的损失，而是要写成“以尽可能减小贵我双方的损失”等。能站在业主的角度考虑问题，这也体现了作为总包单位时刻为业主着想、为工程着想的境界。4．可以预见性的告知业主若问题不能有效解决的后果。根据实际情况预见工期、质量、安全等方面的后果，一来可以引起业主的高度重视，二来若真的出现问题（如工期拖延、出现质量通病等），届时也不至于被动。例：现距奥帆委要求的节点工期仅剩35天，完成目标已经非常困难，特别是“奥运大道”，现在负三层还尚未完成，而负二层结构标高变化复杂、负一层还有36米跨有粘结预应力结构，考虑其施工难度和技术间歇时间要求，按期完成的可能性已经很小了，若钢筋供应再不及时，恐怕7月底也无法完成（应提前协商应急措施、制定预案）。该工程“奥运大道”实际上真的未能按奥帆委要求的时间完成，但该报告提醒了业主，提前与奥帆委进行了协商，在奥帆测试赛期间另外开辟了一条通道，相关费用业主全部承担了。5．带有“索赔意向书”功能的函件，行文者一定要熟悉合同条款。

如，“报告”中的第二段，之所以强调建委、奥帆委对工程的节点工期要求，是因为该工程合同工期就异常紧张，若不是奥帆委提出了节点工期要求，就没有理由申请抢工费用。在这里没有直接写成“业主要求节点工期”，是考虑这一外部的客观理由有利于业主现场人员向高层领导申请抢工费用。但 在正式的抢工费用签证单上，申请抢工费的理由是这样描述的： “业主根据奥帆委的指示，要求总包采取措施赶抢节点工 .”，这样不但申请抢工费理由成立（业主要求抢工），而且也给业主现场人员办理此签证的客观原因做了说明（奥帆委 指示）。只有业主人员有充分的客观理由，他才能放心地在签证 单上签字。 6．在称谓方面，尽量不用带有对立味道的“你方、我方” 等字样。 在一个工程项目上，尽管各方是不同的利益团体，但只有项 目整体成功了，大家才能“共赢”。作为总包单位，我们要始终 站在“项目的高度、业主的角度”考虑问题，而函件中若大量出 现“你方、我方”，不但显示出我们的境界不够高，还容易引起 对立情绪，所以在行文措辞时一定要注意。 7．在正式发函前，要提前与业主方的现场负责人做好沟通。 一般来说，在起草函件时，若注意了前述6 点，应该比较容 易被接受。

但为了避免引起不必要的误会，或为了避免业主方现 场负责人在其高层领导面前被动，在正式发函前，还是要沟通好， 这样更有利于保持良好的甲乙方关系。 8．平时要经常通过“工作联系单”等形成书面的“证据” 积累。 对于业主方原因影响工程进展的因素：如施工手续不全、现 场条件不具备、图纸不完善、变更频繁、资金不到位、甲供材供 应不及时等，要随时书面督促。但这种“联系单”不用太复杂， 有时几句话即可。如“现场顶板钢筋已经完全具备绑扎条件，但 急需的XX 型号的钢筋至今仍未进场，请业主尽快解决”，等等。 这种“联系单”积累到一定程度时，再整理成一个较正式的“报 告”。这样“报告”依据充分，就更容易被接受。 在本文所附的报告前面，该项目部已经向业主发了催要钢筋 等的“工作联系单”10 余份。若没有这种积累的过程，突然发 一个“业主已经影响工期XX 天”的函，往往很难被接受和认可。 该项目在不到两半年的施工期间，共向业主发“工作联系 单”、“报告”等297 份，签证单800 余份。正是通过这种有效的 书面沟通、“保留证据”，该项目才始终保持主动，化解了合同中 的风险隐患、并获得了良好的效益。 9．注意选择恰当的时机进行发函。

发函是否过早或过晚、发函时现场氛围是否有利等都要进行 考虑，以确保函件的时效性和业主能够接受。这里面涉及的因素 较多，需要项目经理根据实际情况灵活把握。 此外，对于重要函件，项目经理一定要把关、甚至要亲自起 草。因为项目经理的视野最开阔、“信息量”最多、对业主最了 解，在这种情况下起草的函件才更有针对性和说服力。 三、结语： 现在有些业主已经非常重视书面函件的往来。我公司某项目， 在今年6 月份，一个月内业主的来函达20 余份。项目人员抱怨 业主“大事小事都发函”，但我告诉他们：除了做好口头的沟通 交流外，对业主的来函我们必须要一一回复。尤其是在项目的前 期，积累有利于己方的函件，是双方履约管理能力的一场较量， 谁在这方面能力不足，谁就会始终处于被动的局面。 当然，项目的情况各种各样，有些项目经理习惯并擅长以口 头等方式与业主沟通，只要能达到效果就都是好的。但口头沟通 的结果存在诸多变数，尤其是当业主方出现重大变动时（如主要 管理人员更换、工程停缓建等）。而书面函件则会随着时间的推 移不断“增值”，特别是一旦出现上述重大变动，只有书面函件 才能有效保护我们的权益。所以每个项目都要高度重视与业主的 函件往来，不断提高相关的技巧和能力。

以上是我对“项目部向业主发函”方面的一些经验和看法， 希望能对项目管理有所裨益。 附件 2007 月24日青岛奥运广场项目向业主的发函（报 告原件电子版） 注：该报告以催要甲供钢筋为落脚点，简述了工程前期克服 的困难和取得的成绩，包含了工期损失和抢工、窝工等费用的索 赔意向等。 青岛泰山房地产开发有限公司：奥运广场商业项目是2008 年奥帆赛场的重要建设项目。工程 体量大（20 万平米）、工期紧（定额工期 1500 天，合同工期仅 609 2006年10 日正式开工后，在业主的领导下，设计、监理、总包及各分包单位密切配合、日夜奋战，克服了各 种困难（边设计边施工的技术困难；基坑紧临海边的环境困难； 场区内建厂 40 年来形成的大量废旧船坞、滩涂回填抛石的施工 困难；地下水丰富、土质遇水软化成泥的地质困难；工作内容过 度集中、住宿及材料堆放加工区严重紧张的现场困难等），终于 在07 月22日浇筑了第一段的底板砼。 为了迎接 月份的奥运帆船测试赛，青岛市建委及奥帆委要求：07 月30日前必须完成东西地块中间的“奥运大道”(宽 70 米、长110 米，地下三层)。 为了敢抢工期，项目上集中加大人员、周转料具和机械设备 的投入建筑工程签证单表格，“项目部向业主发函”的注意事项.doc，仅钢筋工就达600 名，根据上报贵方的钢筋计划，近期 每天需进场钢筋200 吨以上。而钢材实际的供应状况是：

大家都知道，工程签证发生无非是因为以下几种情况：

1）、由于建设单位未按合同规定的时间和要求提供材料、场地、设 备资料等造成施工企业的停工、窝工损失；

2）、由于建设单位原因造成工程中途停建、缓建或由于设计变更以 及设计错误等造成施工企业的停工、窝工、返工而发生的倒运、人员和 机具的调迁等损失；

3）、在施工过程中发生的由建设单位造成的停水停电，致使工程不 能顺利进行，且时间较长，施工企业又无法安排停工而造成的经济损 失；

4）、因设计变更导致已施工的部位需要拆除；

5）、施工过程中出现的未包含在合同中的各种技术措施处理；如建 设单位提供的工作面过于狭小、作业超过一定高度，造成需要使用大 型机具方可保证工程的顺利进行；

6）、在施工过程中，由于施工条件变化、地下状况（土质、地下水、构 筑物及管线等）变化，导致工程量增减，材料代换或其他变更事项；

7）、由于设计单位的施工图出现错、漏、碰、缺等情况，而导致做法 变动、材料代换或其他变更事项；

8）、由于发包人改变建设标准、建筑结构、局部做法、使用功能、增 减工程内容，而导致做法变动、材料代换或其他变更事项；

9）、由于发包人、监理单位、承包人、政府部门等采用新工艺、新材 料或其他技术措施等工程项目签证单表格，施工过程中发生工程签证，这些原则一定要遵守，而导致做法变动、材料代换或其他变更事项；

10）、在施工合同之外，委托承包人施工的零星工程；

11）、合同规定需实测工程量的工作项目。

那么，发生了工程签证时，建设单位应该如何避免施工单 位趁机通过工程签证增加一些不规范或者不合理费用的情况发生呢？其实只要遵循以下原则，即可轻松解决该问题。

总的签证的费用计取原则：

签证的费用计取应以施工合同为基础，以合同中约定的计价规定为原则。 费用签证的实质就是施工承发包合同基础上对双方约定的细化和补充，因此其结算的基础仍应为合同约定的计价体系。

工程实施中，应避免脱离合同计价原则的签证的发生：

1）、 对实际发生的事实进行签证， 而不是直接对解决结果进行签证；

2）、对原始实际情况及状况进行签证，而不是直接对工程量进行签证；

3）、对发生的工程量进行签证，而不对消耗量进行具体签证；

4）、对工程量进行签证，而不直接对造价进行签证；

5）、对单价进行签证，而不应直接对总价进行签证；

6）、签证内容应表述清晰具体（如材料签证工程项目签证单表格，注 明；规 格、品 种、质量、产地、生产厂家、单价、类型、供料方式、时间、地点等。 工作量签证，注明；事由（同时明确责任）表述完整，能唯一确定工作量）；

7）、根据合同规定的权限进行签证，同时应控制单张的签证量；

8）、根据索赔的时效及程序进行签证；

9）、合法签证，由甲方代表据合同要求行使；

10）、所有的工程签证单都必须使用发包人规定的标准表格（见附件），并明确以下内容：编号、工程名称、发生的时间、发生的部位或范围、变更签证的内容做法及原因说明、增加的工程量、减少的工程量、相关图纸说明；

11）、所有工程签证单只有加盖发包人指定印章才能生效，承包人也应加盖有效印章；

12）、签证单原件应该保证建设单位及施工单位两份，造价部门、跟踪审计部门、监理单位留存原件一份，变更内容栏打印填写，手写及修改无效；

13）、签证单应该分合同连续编号(总包需分专业)。

签证计量应尽量做到图纸化约定， 尽量减少非图纸化的工程签 证。

签证的权限要明确，应根据签证内容设置业务范围权限及费用大 小签认权限。根据签证的不同类型，建立专业分工的签证制度。对于经 济类签证，应授权具有造价管理相应业务水平的人员签认。 而技术经 济类签证则应由主管技术的人员与主管造价的人员共同商讨后再签 认。对于签证涉及的费用，应建立两个层次的签认及审批制度，即项目 部专业及造价工程师签认和项目负责人(经理)的审核。 对涉及金额较 大的内容应在合同的平台上以补充合同或协议的形成予以确认。

加强项目的总体管理，避免承包商索赔事件的发生。 项目施工过 程中既要防止承包商索赔事件的发生，同时建设单位应严格按合同约 定提供的施工条件、及时支付工程进度款及供应甲供材料等，积极主 动的进行投资控制。