一、办理出国任务批件及备案
拟出访人员将以下材料电子版发送至邮箱审核无误后打印纸质版交至国际合作处：
1.邀请函（复印件）。由二级单位分管教学或科研的负责人签署意见（须注明“邀请函真实有效，同意出访”字样），并加盖二级单位公章（邀请函的基本要求：要用有单位抬头、详细地址、电话、传真、电子信箱地址和网址的纸，必须由签发人签名（除签名外再把名字打印出来），最好有邀请单位印章；要有访问日期、天数、具体的访问目的，说明所有费用（包括食、宿、行、往返机票、医疗保险）由谁支付；说明出访人的姓名、性别、出生年月日、单位名称、职务）。
2.邀请函翻译件（word版）、身份证扫描件（PDF格式）。
3.行程安排及出访任务(汉字使用仿宋体，英文使用Times New Roman，三号字，下同)（请参考附件一撰写）。
4.经费来源的项目合同书。
5.校人事处网站下载填写《太原理工大学教职工出国（境）审批备案表》（附件二）。网址：），由二级单位主要负责人签署意见（同时须注明：“该团XX为X语XX水平，担任团组翻译”或“该团组翻译由XX提供”），并加盖二级单位公章后，送人事处签署意见。
6.团组承担翻译工作人员的外语水平证书复印件。
7.填写《山西省因公出国（境）任务申请表》（根据附件三所附模板填写）、《因公临时出国（境）经费审核表》（附件四）（财务处签署意见并盖公章）、代表团经费明细表（附件五）。
8.拟出访人员从校组织部网站下载并根据附件六所附模板填写《因公临时出国人员备案表》（网址：），并将word版表格发送至邮箱。
非处级干部临时出国（境），须从组织部网站下载填写《太原理工大学因公出国（境）人员审查表》（附件七），网址：，“是否涉密”栏由党办负责人签署意见、加盖党办公章，“所在单位审查意见”栏由基层党组织签署意见、加盖基层党组织公章。
处级干部临时出国（境），须从组织部网站下载填写《太原理工大学处级干部因公出国（境）审批表》（附件八），网址：）；处级干部出国（境）进修，还须从组织部网站下载填写《太原理工大学处级干部申请长期出国（境）进修审批表》（附件九），网址：。上述表格各栏意见均由拟出访人员本人前往相关部门签署。
收到上述材料后，国际合作处就此次出访进行公示，公示时间原则上不少于5个工作日。公示结束后，国际合作处向省外办申请办理出国批件、备案手续。
二、办理因公护照、签证
（一）外事培训
省外办批准因公临时出国后，将《山西省人民政府外事办公室出国任务批件》（PDF格式）发送至拟出访人员，拟出国人员持上述批件复印件、一张小二寸白底照片于工作日上午9时-10时前往省外办对外交流中心（迎泽大街366号四层402室 电话： ）参加外事教育培训，结束后颁发《山西省因公出国（境）人员外事纪律教育登记证》，并签署《山西省因公出国人员外事纪律承诺书》，随后持身份证原件前往省外办服务大厅（迎泽大街366号二层）采集生物指纹（办理完毕后出国签证流程，告知国际合作处）。
（二）安全培训
拟出访人员持出国任务批件复印件、两张小二寸照片于工作日前往中泰广场A座9楼953室办理安全宣教培训证（联系人：张月）。
（三）办理护照、签证
填写护照申请卡（根据附件十所附模板填写）、护照签证事项卡（附件十一），全体出访人员签字的《因公护照（通行证）退还保证书》（一式两份）（附件十二）。
国际合作处根据各个国家办理签证要求将签证材料清单发送至拟出访人员出国签证流程，拟出访人员按照清单准备所需签证材料。
以上所有材料原件须交回国际合作处并填写因公出国（境）行前国家安全教育登记表，由国际合作处审核无误后交至省外办办理护照、签证。
三、归还护照、进行出访总结
出访人员须按照批件的出访日期出访并按时回国。回国后4日内向国际合作处交回因公护照，由国际合作处交回省外办。
出访人员回国后在国际合作处填写《出国（境）人员归国回访记录表》存档，并根据模板撰写出访报告（附件十三），于回国后7日内将出访报告（word版）发至邮箱，审核通过后打印，团长签字，加盖二级单位公章（一式两份），送国际合作处，由国际合作处交回省外办。
四、注意事项
1.所有表格信息须保持一致。
2.若需在太原校区提交材料，请提前电话预约。
3.鉴于各个国家签证时间较长等因素，建议拟出访人员至少提前两个月办理相关手续。
联系人：赵华华 李路漫
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